Patient Universe: Verwerkersovereenkomst (art. 28 AVG)

Datum van inwerkingtreding / laatst bijgewerkt: 15 oktober 2026

Deze verwerkersovereenkomst ("Verwerkersovereenkomst") volgt de structuur van de modelcontractbepalingen van de Europese Commissie tussen verwerkingsverantwoordelijken en verwerkers (Uitvoeringsbesluit (EU) 2021/915).

Tussen

De Verwerkingsverantwoordelijke: [naam van de organisatie], [rechtsvorm], maatschappelijke zetel [adres], ondernemings-/registratienummer [nummer], vertegenwoordigd door [naam, functie] ("de Verwerkingsverantwoordelijke" of "de Organisatie"), een organisatie die een of meer groepen op Patient Universe aanmaakt en beheert;

en

De Verwerker: Esperity BV, een Belgische besloten vennootschap, met maatschappelijke zetel te Boulevard Brand Whitlock 108, 1200 Brussel, België, ondernemingsnummer/btw-nummer BE 0848.466.027, gezamenlijk vertegenwoordigd door Mitchell Silva, CEO, en Dr. Erard le Beau de Hemricourt, CMO ("Esperity" of "de Verwerker").

Deze Verwerkersovereenkomst maakt deel uit van de overeenkomst tussen de partijen voor het gebruik van Patient Universe (de "Hoofdovereenkomst"). Zij wordt afzonderlijk ondertekend door elke Organisatie en door Esperity.

Afdeling I: Algemeen

Bepaling 1. Doel en toepassingsgebied

1.1 Deze Verwerkersovereenkomst waarborgt de naleving van artikel 28, leden 3 en 4, van Verordening (EU) 2016/679 (AVG) en, waar van toepassing, van de Belgische wet van 30 juli 2018 betreffende de bescherming van natuurlijke personen met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens.

1.2 Zij is van toepassing op de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in Bijlage I. Esperity verwerkt die gegevens namens de Verwerkingsverantwoordelijke om de groep of groepen te leveren die de Verwerkingsverantwoordelijke op Patient Universe heeft aangemaakt.

1.3 Bijlagen I tot en met III vormen een integrerend deel van deze Verwerkersovereenkomst.

1.4 Deze Verwerkersovereenkomst heeft geen betrekking op verwerkingen waarvoor Esperity zelf verwerkingsverantwoordelijke is, zoals uiteengezet in het Privacybeleid van Patient Universe, namelijk:
(a) het platformaccount: e-mailadres, aanmelding, taal en de lijst van groepen waarvan een lid deel uitmaakt. Eén account (één e-mailadres) wordt voor alle groepen gebruikt;
(b) groepen opgestart door Esperity;
(c) de website van Esperity, inclusief websitestatistieken, en haar verzoeken via de formulieren voor contact, demo's en prijsoverzichten;
(d) de zakelijke relatie van Esperity met de Verwerkingsverantwoordelijke, inclusief overeenkomsten en facturatie.
Esperity stelt aan de Verwerkingsverantwoordelijke alleen de accountgegevens ter beschikking die nodig zijn voor het lidmaatschap van de groep van de Verwerkingsverantwoordelijke. Zij toont de Verwerkingsverantwoordelijke niet van welke andere groepen een lid deel uitmaakt.

1.5 Deze Verwerkersovereenkomst heeft geen betrekking op partnerprojecten (zoals adviesraden, enquêtes of cocreatie door onderzoekers of door farmaceutische en life-sciencesbedrijven). Die projecten verlopen op basis van afzonderlijke schriftelijke overeenkomsten. De partij die een project uitvoert, is verwerkingsverantwoordelijke voor haar eigen verwerking.

Bepaling 2. Onveranderlijkheid

2.1 De partijen wijzigen deze bepalingen niet, behalve om de Bijlagen aan te vullen of de informatie daarin bij te werken.

2.2 Dit belet de partijen niet om deze bepalingen op te nemen in een ruimere overeenkomst, of om bepalingen of waarborgen toe te voegen, voor zover die niet in strijd zijn met deze bepalingen en de rechten van betrokkenen niet beperken.

Bepaling 3. Uitlegging

Begrippen die in de AVG zijn gedefinieerd, hebben in deze Verwerkersovereenkomst dezelfde betekenis. Deze bepalingen worden gelezen in het licht van de AVG en beperken de verplichtingen van de partijen op grond daarvan niet.

Bepaling 4. Hiërarchie

Als deze bepalingen in strijd zijn met de Hoofdovereenkomst of een andere overeenkomst tussen de partijen, hebben deze bepalingen voorrang op het gebied van gegevensbescherming.

Afdeling II: Verplichtingen van de partijen

Bepaling 5. Beschrijving van de verwerking

De details van de verwerking zijn vastgelegd in Bijlage I.

Bepaling 6. Verplichtingen van de Verwerkingsverantwoordelijke

6.1 De Verwerkingsverantwoordelijke bepaalt de doeleinden en middelen van de verwerking van de gegevens in de groepen die zij heeft aangemaakt. Zij is verantwoordelijk voor het hebben van een geldige rechtsgrond, ook op grond van artikel 9 AVG voor gezondheidsgegevens (Bijlage I, deel E).

6.2 De Verwerkingsverantwoordelijke beslist in haar beheerportaal welke accounts tot haar groepen worden toegelaten of ervan worden uitgesloten, welke rollen zij krijgen (beheerder, redacteur, moderator, groepsbeheerder), welke inhoud voor wie zichtbaar is, hoe haar groepen worden gemodereerd en welke modules worden ingeschakeld. Zij verleent beheerderstoegang alleen aan gemachtigde personen die tot vertrouwelijkheid gebonden zijn.

6.3 De Verwerkingsverantwoordelijke verstrekt de leden de informatie die vereist is door de artikelen 13 en 14 AVG. Zij kan een eigen privacyverklaring voor haar groep publiceren, die dan van toepassing is naast het Privacybeleid van Patient Universe. Wanneer de Verwerkingsverantwoordelijke eigen formulieren of gegevensvelden toevoegt, zijn op die velden haar groepsspecifieke voorwaarden en privacyverklaring van toepassing.

6.4 Wanneer de Verwerkingsverantwoordelijke gezondheidsgegevens verwerkt, houdt zij een lijst bij van de categorieën van personen die toegang hebben en van hun rollen, en zorgt zij ervoor dat zij tot vertrouwelijkheid gebonden zijn, zoals vereist door artikel 9 van de Belgische wet van 30 juli 2018 of gelijkwaardige nationale regels. Het rollenbeheer en de auditlog van het platform ondersteunen dit.

6.5 De Verwerkingsverantwoordelijke geeft sponsors, farmaceutische of life-sciencesbedrijven of andere partners via Patient Universe geen toegang tot ledengegevens. Zij kan anonieme, geaggregeerde inzichten delen, maar nooit de identiteit van leden of ledenlijsten.

Bepaling 7. Verplichtingen van de Verwerker

7.1 Instructies. Esperity verwerkt persoonsgegevens uitsluitend op basis van gedocumenteerde instructies van de Verwerkingsverantwoordelijke, tenzij het Unierecht of het lidstatelijke recht anders voorschrijft. In dat geval stelt Esperity de Verwerkingsverantwoordelijke vóór de verwerking in kennis van dat wettelijke voorschrift, tenzij de wet dit om gewichtige redenen van algemeen belang verbiedt. Gedocumenteerde instructies zijn:
(a) deze Verwerkersovereenkomst en de Hoofdovereenkomst;
(b) de instellingen en handelingen die de Verwerkingsverantwoordelijke in haar beheerportaal verricht, inclusief toegangsinstellingen (toegelaten en uitgesloten accounts, rollen, zichtbaarheid van inhoud), moderatie-instellingen en de ingeschakelde modules;
(c) verdere schriftelijke instructies van de Verwerkingsverantwoordelijke.
Esperity stelt de Verwerkingsverantwoordelijke onmiddellijk in kennis als een instructie naar haar mening inbreuk maakt op de AVG of op ander recht inzake gegevensbescherming.

7.2 Doelbinding. Esperity verwerkt de gegevens uitsluitend voor de doeleinden in Bijlage I. In het bijzonder zal Esperity niet:
(a) de groepsgegevens van de Verwerkingsverantwoordelijke gebruiken voor haar eigen doeleinden of voor reclame;
(b) persoonsgegevens verkopen;
(c) sponsors, farmaceutische of life-sciencesbedrijven of andere derden toegang geven tot ledengegevens;
(d) ledengegevens delen met een partner, behalve wanneer een individueel lid uitdrukkelijk heeft ingestemd met een specifiek partnerproject en de Verwerkingsverantwoordelijke Esperity daartoe opdracht heeft gegeven.

7.3 Duur. Esperity verwerkt de gegevens uitsluitend gedurende de duur die in Bijlage I is vastgelegd.

7.4 Beveiliging.
(a) Esperity neemt ten minste de technische en organisatorische maatregelen in Bijlage II om de beveiliging van de gegevens te waarborgen, met inbegrip van bescherming tegen een inbreuk in verband met persoonsgegevens. Zij houdt rekening met de stand van de techniek, de uitvoeringskosten, de aard, omvang, context en doeleinden van de verwerking, en de risico's voor betrokkenen.
(b) Esperity verleent alleen toegang tot de gegevens aan medewerkers en contractanten die die toegang nodig hebben voor de uitvoering, het beheer en de opvolging van de Hoofdovereenkomst en die tot vertrouwelijkheid gebonden zijn.

7.5 Gevoelige gegevens. Omdat de meeste groepen gericht zijn op een specifieke aandoening of een specifiek gezondheidsdomein, zal de verwerking vaak gegevens over gezondheid omvatten (art. 9 AVG). Esperity past de aanvullende waarborgen toe van Bijlage II, deel B. Patient Universe is uitsluitend bestemd voor personen van 18 jaar of ouder; accounts voor personen jonger dan 18 jaar zijn niet toegestaan.

7.6 Documentatie en naleving.
(a) Elke partij kan de naleving van deze bepalingen aantonen.
(b) Esperity behandelt vragen van de Verwerkingsverantwoordelijke over de verwerking snel en adequaat.
(c) Esperity stelt alle informatie ter beschikking die nodig is om de naleving van artikel 28 AVG aan te tonen, en maakt audits als volgt mogelijk en draagt eraan bij.
(d) Audits worden in de eerste plaats uitgevoerd aan de hand van documentatie: het register van verwerkingsactiviteiten van Esperity, beveiligingsdocumentatie, informatie over subverwerkers en relevante certificeringen of auditverslagen van Esperity en haar subverwerkers.
(e) Wanneer de documentatie niet volstaat, kan de Verwerkingsverantwoordelijke eenmaal per jaar een audit uitvoeren of een onafhankelijke auditor die tot vertrouwelijkheid gebonden is, daarmee belasten. Zij moet dit ten minste 30 dagen vooraf schriftelijk aankondigen. Een audit kan ook op elk moment plaatsvinden na een inbreuk in verband met persoonsgegevens of op verzoek van een toezichthoudende autoriteit. Audits vinden plaats tijdens de kantooruren en zonder onevenredige verstoring van de activiteiten van Esperity of van de gegevens van andere klanten.
(f) De Verwerkingsverantwoordelijke draagt de kosten van een audit. Esperity draagt haar eigen kosten als de audit een wezenlijke schending van deze Verwerkersovereenkomst door Esperity aan het licht brengt.
(g) Beide partijen stellen deze informatie, inclusief de auditresultaten, op verzoek ter beschikking van de bevoegde toezichthoudende autoriteit.

7.7 Gebruik van subverwerkers.
(a) Esperity heeft de algemene schriftelijke toestemming van de Verwerkingsverantwoordelijke om de in Bijlage III vermelde subverwerkers in te schakelen.
(b) Esperity stelt de Verwerkingsverantwoordelijke ten minste 30 dagen vooraf schriftelijk in kennis van elke voorgenomen toevoeging of vervanging van een subverwerker. Gedurende die periode kan de Verwerkingsverantwoordelijke bezwaar maken op redelijke gronden van gegevensbescherming. Als de partijen het bezwaar niet kunnen oplossen, kan de Verwerkingsverantwoordelijke de betrokken dienst zonder boete beëindigen voordat de wijziging ingaat.
(c) Esperity schakelt elke subverwerker in op basis van een schriftelijke overeenkomst die in wezen dezelfde verplichtingen inzake gegevensbescherming oplegt als deze Verwerkersovereenkomst.
(d) Op verzoek verstrekt Esperity een kopie van de relevante voorwaarden van de subverwerker; commerciële informatie kan worden weggelaten.
(e) Esperity blijft ten aanzien van de Verwerkingsverantwoordelijke volledig verantwoordelijk voor de prestaties van haar subverwerkers. Zij stelt de Verwerkingsverantwoordelijke in kennis als een subverwerker zijn contractuele verplichtingen niet nakomt.

7.8 Internationale doorgiften.
(a) Esperity slaat de gegevens van de Verwerkingsverantwoordelijke op in de Europese Unie: de database, de back-end en de authenticatie op servers van Supabase in Duitsland, en de website en de applicatie op de EU-servers van Lovable.
(b) Verschillende subverwerkers zijn Amerikaanse bedrijven of groepsvennootschappen die gegevens kunnen raadplegen van buiten de EU, bijvoorbeeld voor ondersteuning of onderhoud. Elke dergelijke doorgifte valt onder een adequaatheidsbesluit (het EU-VS-gegevensprivacykader, voor gecertificeerde bedrijven) of de modelcontractbepalingen van de Europese Commissie (Besluit (EU) 2021/914), met aanvullende maatregelen waar nodig, zoals vermeld in Bijlage III.
(c) Elke andere doorgifte naar een derde land vereist een gedocumenteerde instructie of toestemming van de Verwerkingsverantwoordelijke (ook door vermelding in Bijlage III) en moet voldoen aan hoofdstuk V AVG.

Bepaling 8. Bijstand aan de Verwerkingsverantwoordelijke

8.1 Esperity stelt de Verwerkingsverantwoordelijke onverwijld in kennis van elk verzoek dat zij rechtstreeks van een betrokkene ontvangt over de groepsgegevens van de Verwerkingsverantwoordelijke. Zij beantwoordt het verzoek niet zelf, tenzij de Verwerkingsverantwoordelijke haar daartoe machtigt, maar zij kan de ontvangst bevestigen en de persoon doorverwijzen naar de Verwerkingsverantwoordelijke.

8.2 Esperity staat de Verwerkingsverantwoordelijke bij in het beantwoorden van verzoeken van betrokkenen, via:
(a) selfservicefuncties voor leden: downloaden van hun eigen gegevens en verwijdering van hun account;
(b) beheerfuncties waarmee de Verwerkingsverantwoordelijke de gegevens van een lid in haar groepen kan opzoeken, exporteren, corrigeren en verwijderen;
(c) ondersteuning door Esperity op verzoek, tijdig zodat de Verwerkingsverantwoordelijke de termijnen van de AVG kan naleven.

8.3 Rekening houdend met de aard van de verwerking en de informatie waarover zij beschikt, staat Esperity de Verwerkingsverantwoordelijke ook bij met:
(a) gegevensbeschermingseffectbeoordelingen (art. 35 AVG), onder meer door een beschrijving van het platform, de gegevensstromen en de beveiligingsmaatregelen te verstrekken die de Verwerkingsverantwoordelijke in haar eigen beoordeling kan gebruiken;
(b) voorafgaande raadpleging van de toezichthoudende autoriteit (art. 36 AVG);
(c) het juist en actueel houden van de gegevens, door de Verwerkingsverantwoordelijke onverwijld in kennis te stellen als Esperity vaststelt dat gegevens onjuist of verouderd zijn;
(d) de verplichtingen van artikel 32 AVG.

Bepaling 9. Inbreuken in verband met persoonsgegevens

9.1 Inbreuk bij Esperity of haar subverwerkers. Esperity stelt de Verwerkingsverantwoordelijke zonder onredelijke vertraging en uiterlijk binnen 48 uur nadat zij er kennis van heeft gekregen, in kennis van een inbreuk in verband met persoonsgegevens die de gegevens van de Verwerkingsverantwoordelijke treft. Zij richt de kennisgeving aan de contactpersoon van de Verwerkingsverantwoordelijke in Bijlage I. De kennisgeving bevat ten minste:
(a) de aard van de inbreuk, waar mogelijk met inbegrip van de categorieën en het geschatte aantal betrokkenen en registraties in kwestie;
(b) de contactgegevens van een contactpunt waar meer informatie kan worden verkregen;
(c) de waarschijnlijke gevolgen, en de maatregelen die zijn genomen of voorgesteld om de inbreuk aan te pakken en de eventuele nadelige gevolgen ervan te beperken.
Wanneer niet alle informatie tegelijk beschikbaar is, verstrekt Esperity die zonder verdere onredelijke vertraging in fasen.

9.2 Esperity staat de Verwerkingsverantwoordelijke bij bij de melding aan de bevoegde toezichthoudende autoriteit binnen 72 uur nadat de Verwerkingsverantwoordelijke kennis heeft gekregen van de inbreuk (art. 33 AVG), en bij het informeren van betrokkenen waar vereist (art. 34 AVG).

9.3 Inbreuk bij de Verwerkingsverantwoordelijke. Esperity werkt mee met en staat de Verwerkingsverantwoordelijke bij bij het nakomen van haar verplichtingen op grond van de artikelen 33 en 34 AVG.

9.4 Esperity houdt een register bij van alle inbreuken in verband met persoonsgegevens die de gegevens van de Verwerkingsverantwoordelijke treffen.

Afdeling III: Slotbepalingen

Bepaling 10. Niet-naleving en beëindiging

10.1 Als Esperity deze Verwerkersovereenkomst schendt, kan de Verwerkingsverantwoordelijke Esperity opdragen de verwerking op te schorten tot zij de overeenkomst naleeft of de Verwerkersovereenkomst wordt beëindigd. Esperity stelt de Verwerkingsverantwoordelijke onverwijld in kennis als zij niet in staat is de overeenkomst na te leven.

10.2 De Verwerkingsverantwoordelijke kan deze Verwerkersovereenkomst en de betrokken verwerking op grond van de Hoofdovereenkomst beëindigen als:
(a) de verwerking op grond van 10.1 is opgeschort en de naleving niet binnen een redelijke termijn, en in elk geval binnen een maand, is hersteld;
(b) Esperity deze Verwerkersovereenkomst of haar verplichtingen op grond van de AVG wezenlijk of voortdurend schendt;
(c) Esperity een bindende beslissing van een bevoegde rechtbank of toezichthoudende autoriteit over haar verplichtingen op grond van deze Verwerkersovereenkomst of de AVG niet naleeft.

10.3 Esperity kan de betrokken verwerking beëindigen als de Verwerkingsverantwoordelijke, nadat Esperity haar ervan in kennis heeft gesteld dat een instructie inbreuk maakt op de wet, aan die instructie vasthoudt.

10.4 Verwijdering van een account tijdens de looptijd. Wanneer een lid zijn account verwijdert, verwijdert of anonimiseert Esperity de persoonsgegevens van dat lid in de groepen van de Verwerkingsverantwoordelijke binnen 30 dagen, ook in back-ups. Inhoud die anderen al in reacties hebben geciteerd, of die wettelijk moet worden bewaard, kan blijven bestaan.

10.5 Sluiting van een groep. Als de Verwerkingsverantwoordelijke een groep sluit, of de Hoofdovereenkomst eindigt:
(a) worden de leden vooraf geïnformeerd en kunnen zij eerst hun gegevens downloaden;
(b) geeft Esperity, naar keuze van de Verwerkingsverantwoordelijke, alle persoonsgegevens in de groep(en) terug aan de Verwerkingsverantwoordelijke in een gestructureerd, gangbaar en machineleesbaar formaat en/of verwijdert zij die;
(c) worden teruggave en verwijdering voltooid binnen 30 dagen na de sluiting of het einde van de Hoofdovereenkomst, ook in back-ups, tenzij het Unierecht of het lidstatelijke recht opslag vereist;
(d) bevestigt Esperity de verwijdering op verzoek schriftelijk.
Tot de gegevens zijn verwijderd of teruggegeven, blijft Esperity de naleving van deze Verwerkersovereenkomst waarborgen.

Bepaling 11. Aansprakelijkheid

11.1 Elke partij is aansprakelijk jegens betrokkenen zoals bepaald in artikel 82 AVG.

11.2 Tussen de partijen is Esperity op grond van deze Verwerkersovereenkomst alleen aansprakelijk voor schade waarvan de Verwerkingsverantwoordelijke bewijst dat die is veroorzaakt door een schending door Esperity van deze Verwerkersovereenkomst of van de AVG.

11.3 Wanneer de Verwerkingsverantwoordelijke Esperity betaalt voor het gebruik van het platform, is de totale aansprakelijkheid van Esperity jegens de Verwerkingsverantwoordelijke op grond van deze Verwerkersovereenkomst en de Hoofdovereenkomst beperkt tot de bedragen die de Verwerkingsverantwoordelijke op grond van de Hoofdovereenkomst heeft betaald in de 12 maanden vóór de gebeurtenis die de schade heeft veroorzaakt.

11.4 Wanneer de Verwerkingsverantwoordelijke het platform kosteloos gebruikt, is Esperity, voor zover wettelijk toegestaan, niet aansprakelijk jegens de Verwerkingsverantwoordelijke op grond van deze Verwerkersovereenkomst.

11.5 De beperkingen in de bepalingen 11.3 en 11.4 gelden niet voor bedrog, opzettelijke fout of grove nalatigheid, noch voor enige aansprakelijkheid die volgens het toepasselijke recht niet kan worden beperkt of uitgesloten. Zij doen geen afbreuk aan de rechten van betrokkenen op grond van artikel 82 AVG.

11.6 Elke partij draagt de administratieve geldboete die haar wordt opgelegd voor haar eigen inbreuk.

Bepaling 12. Duur, toepasselijk recht en taal

12.1 Deze Verwerkersovereenkomst treedt in werking samen met de Hoofdovereenkomst. Zij blijft van kracht zolang Esperity persoonsgegevens verwerkt namens de Verwerkingsverantwoordelijke, ook tijdens de periode van teruggave en verwijdering in bepaling 10.5.

12.2 Op deze Verwerkersovereenkomst is het Belgisch recht van toepassing. De rechtbanken van Brussel zijn exclusief bevoegd voor elk geschil dat eruit voortvloeit.

12.3 Organisaties die buiten België gevestigd zijn, kunnen deze Verwerkersovereenkomst ondertekenen. Wanneer de Verwerkingsverantwoordelijke buiten de EU/EER gevestigd is, beslist Esperity geval per geval of zij deze Verwerkersovereenkomst kan ondertekenen, en komen de partijen vóór de aanvang van de verwerking schriftelijk de aanvullende waarborgen overeen die in die situatie nodig zijn (bijvoorbeeld de modelcontractbepalingen van de Europese Commissie, module 4: verwerker aan verwerkingsverantwoordelijke).

12.4 Deze Verwerkersovereenkomst is beschikbaar in het Engels, Nederlands, Frans en Spaans. Als de taalversies van elkaar verschillen, heeft de Engelse versie voorrang.

Handtekeningen

Voor de Verwerkingsverantwoordelijke: naam, functie, datum, handtekening

Voor Esperity BV, gezamenlijk ondertekend door:

• Mitchell Silva, CEO: datum, handtekening
• Dr. Erard le Beau de Hemricourt, CMO: datum, handtekening

Bijlage I: Beschrijving van de verwerking

A. Partijen en contactpersonen

• Verwerkingsverantwoordelijke: zie hierboven. Contactpersoon voor gegevensbescherming en meldingen van inbreuken: [naam, e-mail]. DPO (indien van toepassing): [gegevens].
• Verwerker: Esperity BV, zie hierboven. Contact en contact voor inbreuken: info@esperity.com. Functionaris voor gegevensbescherming: Chino.io (externe DPO), bereikbaar via info@esperity.com.

B. Categorieën van betrokkenen

• Leden van de groepen van de Verwerkingsverantwoordelijke, door de Verwerkingsverantwoordelijke via haar beheerportaal toegelaten, allen 18 jaar of ouder: patiënten, mantelzorgers, familieleden, vrijwilligers en andere volwassenen die de Verwerkingsverantwoordelijke toelaat.
• Medewerkers, bestuursleden en vrijwilligers van de Verwerkingsverantwoordelijke met de rol van beheerder, redacteur, moderator of groepsbeheerder, inclusief profielen op de teampagina.
• Personen die zich inschrijven voor evenementen van de Verwerkingsverantwoordelijke of haar formulieren of enquêtes binnen haar groepen invullen.

Personen jonger dan 18 jaar vallen er niet onder: accounts voor personen jonger dan 18 jaar zijn niet toegestaan.

C. Categorieën van persoonsgegevens

• Groepsprofiel: weergavenaam of willekeurige ID (anonieme modus), optionele profielfoto, interessegebieden, badges (bv. patiënt, mantelzorger, vrijwilliger), lidmaatschapsstatus, goedkeuring of controle aan de hand van de ledenlijst van de Verwerkingsverantwoordelijke.
• Accountgegevens die ter beschikking worden gesteld voor het groepslidmaatschap: e-mailadres (nooit zichtbaar voor andere leden), taal.
• Inhoud: berichten, opmerkingen, reacties, antwoorden op peilingen, privéberichten, geüploade bestanden en afbeeldingen.
• Evenementgegevens: inschrijvingen, aanwezigheid, antwoorden op extra vragen (bv. toegankelijkheidsbehoeften).
• Antwoorden op enquêtes en formulieren, gekoppeld of anoniem, inclusief gegevens in formulieren en velden die de Verwerkingsverantwoordelijke zelf toevoegt.
• Moderatiegegevens: meldingen en redenen, moderatiemaatregelen, waarschuwingen, schorsingen, motiveringen.
• Technische gegevens: vermeldingen in de auditlog, registraties van toestemming (datum en versie), tijdstempels.
• Registraties van inschrijvingen op nieuwsbrieven.

Anonieme modus. Leden kunnen deelnemen onder een willekeurige ID in plaats van hun naam. Andere leden zien nooit hun e-mailadres. De Verwerkingsverantwoordelijke en Esperity kunnen een account nog steeds koppelen aan het e-mailadres ervan voor aanmelding, veiligheid en moderatie.

D. Bijzondere categorieën van gegevens

Gegevens over gezondheid. Omdat de meeste groepen gericht zijn op een specifieke aandoening of een specifiek gezondheidsdomein, zullen lidmaatschap en inhoud vaak gezondheidsinformatie onthullen. Leden kunnen ook andere bijzondere categorieën van gegevens delen. Waarborgen: Bijlage II, deel B.

E. Rechtsgrond voor gezondheidsgegevens

De Verwerkingsverantwoordelijke bepaalt de rechtsgrond in de privacyverklaring van haar groep. Standaard vraagt het platform de uitdrukkelijke toestemming van het lid (art. 9, lid 2, a) AVG), afzonderlijk, en legt het die vast met datum en versie. De Verwerkingsverantwoordelijke kan zich beroepen op een andere grond die artikel 9, lid 2, toestaat, zoals artikel 9, lid 2, d) voor organisaties zonder winstoogmerk, als zij daarvoor in aanmerking komt en dit in haar verklaring vermeldt. Het delen van gegevens van een lid met een partner vereist altijd de afzonderlijke, uitdrukkelijke toestemming van dat lid.

F. Aard van de verwerking

Hosting, opslag, structurering, toegangsbeheer volgens de instellingen in het beheerportaal van de Verwerkingsverantwoordelijke, weergave, opvraging, verzending (meldingen en e-mail), versleuteling, pseudonimisering (anonieme modus), aggregatie en anonimisering (groepsstatistieken en resultaten van enquêtes), ondersteuning van de moderatie met meldingen, een moderatiewachtrij, een automatische woordfilter en optionele voorafgaande goedkeuring van berichten van nieuwe leden, export, back-up, herstel en verwijdering.

G. Doeleinden van de verwerking

Het leveren van de groepen van de Verwerkingsverantwoordelijke op Patient Universe, met de toegang zoals ingesteld door de Verwerkingsverantwoordelijke in haar beheerportaal en de modules die zij inschakelt: discussies, besloten groepen, educatieve inhoud, evenementen, enquêtes en formulieren, zoekfunctie voor klinische studies, aankondigingen, meldingen, groepsstatistieken, ledenbeheer en moderatie. Daarnaast ondersteuning, onderhoud, beveiliging en incidentbeheer, en eventuele optionele diensten die de Verwerkingsverantwoordelijke bij Esperity bestelt, zoals ondersteuning bij moderatie.

Groepsstatistieken voor de Verwerkingsverantwoordelijke zijn altijd geaggregeerd en anoniem, nooit onder een minimale groepsgrootte van 20.

H. Duur

Gedurende de looptijd van de Hoofdovereenkomst, plus de periode van teruggave en verwijdering in bepaling 10.5. Tijdens de looptijd worden de gegevens van een lid binnen 30 dagen nadat het lid zijn account heeft verwijderd, verwijderd of geanonimiseerd, ook in back-ups (bepaling 10.4).

I. Frequentie

Doorlopend.

Bijlage II: Technische en organisatorische maatregelen

A. Algemene maatregelen

1. Hosting in de EU: database, back-end en authenticatie op servers van Supabase in Duitsland; website en applicatie op de EU-servers van Lovable.
2. Versleuteling van gegevens tijdens overdracht en opslag.
3. Extra versleuteling van gevoelige velden.
4. Aanmelding via een beveiligde e-maillink, zonder wachtwoorden.
5. Tweefactorauthenticatie voor beheerders.
6. Rolgebaseerde toegang, door elke Verwerkingsverantwoordelijke ingesteld in haar beheerportaal (beheerder, redacteur, moderator, groepsbeheerder).
7. Auditlog van beheerdersacties.
8. Scheiding van gegevens per organisatie.
9. Inhoud van besloten groepen alleen zichtbaar voor leden van die groep en niet geïndexeerd door zoekmachines.
10. Back-ups vallen onder de verwijdering binnen 30 dagen na verwijdering van een account en bij het einde van de overeenkomst.
11. Vertrouwelijkheidsverbintenissen voor alle medewerkers en contractanten van Esperity die toegang hebben tot gegevens; toegang wordt ingetrokken wanneer zij vertrekken.
12. Een procedure voor inbreuken in verband met persoonsgegevens die voldoet aan de termijnen van bepaling 9.
13. Gegevensbescherming door ontwerp en door standaardinstellingen: modules worden alleen ingeschakeld wanneer de Verwerkingsverantwoordelijke daarvoor kiest; leden kiezen hun meldingsinstellingen; de anonieme modus is beschikbaar.

B. Aanvullende waarborgen voor gezondheidsgegevens

1. Standaard uitdrukkelijke, afzonderlijke toestemming voor gezondheidsgegevens, vastgelegd met datum en versie.
2. Groepsstatistieken altijd geaggregeerd en anoniem, nooit onder een minimale groepsgrootte van 20.
3. Geen toegang tot ledengegevens voor sponsors, farmaceutische of life-sciencesbedrijven of andere partners.
4. Leden kunnen hun eigen gegevens op elk moment downloaden en verwijderen.
5. E-mailadressen nooit zichtbaar voor andere leden.
6. Medewerkers van Esperity hebben alleen toegang tot groepsgegevens voor ondersteuning, beveiliging of onderhoud, of op verzoek van de Verwerkingsverantwoordelijke.
7. Ondersteuning voor de lijst van de Verwerkingsverantwoordelijke van personen met toegang tot gezondheidsgegevens (rollenbeheer en auditlog).
8. Patient Universe is uitsluitend bestemd voor personen van 18 jaar of ouder; accounts van personen jonger dan 18 jaar worden gesloten zodra Esperity daarvan op de hoogte is.

C. Bijstand bij de rechten van betrokkenen

Downloaden en verwijderen door leden via selfservice; beheertools om de gegevens van een lid op te zoeken, te exporteren, te corrigeren en te verwijderen; ondersteuning door Esperity op verzoek (bepaling 8).

Bijlage III: Toegestane subverwerkers

Google Analytics wordt alleen gebruikt op de openbare website van Esperity, na toestemming, en nooit in groepen. Het verwerkt de groepsgegevens van de Verwerkingsverantwoordelijke niet en is geen subverwerker op grond van deze Verwerkersovereenkomst.