Patient Universe : Contrat de sous-traitance (art. 28 RGPD)

Date d'entrée en vigueur / dernière mise à jour : 15 octobre 2026

Le présent contrat de sous-traitance (le « Contrat de sous-traitance ») suit la structure des clauses contractuelles types de la Commission européenne entre responsables du traitement et sous-traitants (décision d'exécution (UE) 2021/915).

Entre

Le Responsable du traitement : [nom de l'organisation], [forme juridique], siège [adresse], numéro d'entreprise/d'enregistrement [numéro], représentée par [nom, fonction] (le « Responsable du traitement » ou « l'Organisation »), une organisation qui crée et gère un ou plusieurs groupes sur Patient Universe ;

et

Le Sous-traitant : Esperity BV, société à responsabilité limitée de droit belge (besloten vennootschap), dont le siège est établi Boulevard Brand Whitlock 108, 1200 Bruxelles, Belgique, numéro d'entreprise/TVA BE 0848.466.027, représentée conjointement par Mitchell Silva, CEO, et le Dr Erard le Beau de Hemricourt, CMO (« Esperity » ou le « Sous-traitant »).

Le présent Contrat de sous-traitance fait partie du contrat conclu entre les parties pour l'utilisation de Patient Universe (le « Contrat principal »). Il est signé séparément par chaque Organisation et par Esperity.

Section I : Dispositions générales

Clause 1. Objet et champ d'application

1.1 Le présent Contrat de sous-traitance garantit le respect de l'article 28, paragraphes 3 et 4, du règlement (UE) 2016/679 (RGPD) et, le cas échéant, de la loi belge du 30 juillet 2018 relative à la protection des personnes physiques à l'égard des traitements de données à caractère personnel.

1.2 Il s'applique au traitement des données à caractère personnel décrit à l'annexe I. Esperity traite ces données pour le compte du Responsable du traitement afin de fournir le ou les groupes que le Responsable du traitement a créés sur Patient Universe.

1.3 Les annexes I à III font partie intégrante du présent Contrat de sous-traitance.

1.4 Le présent Contrat de sous-traitance ne couvre pas les traitements dont Esperity est elle-même responsable du traitement, tels que décrits dans la Politique de confidentialité de Patient Universe, à savoir :
(a) le compte de plateforme : adresse e-mail, connexion, langue et liste des groupes dont un membre fait partie. Un seul compte (une seule adresse e-mail) est utilisé pour tous les groupes ;
(b) les groupes lancés par Esperity ;
(c) le site web d'Esperity, y compris les statistiques du site web, ainsi que ses demandes de contact, de démonstration et de grille tarifaire ;
(d) la relation d'affaires d'Esperity avec le Responsable du traitement, y compris les contrats et la facturation.
Esperity ne met à la disposition du Responsable du traitement que les données de compte nécessaires à l'adhésion au groupe du Responsable du traitement. Elle n'indique pas au Responsable du traitement de quels autres groupes un membre fait partie.

1.5 Le présent Contrat de sous-traitance ne couvre pas les projets partenaires (tels que les comités consultatifs, les enquêtes ou la co-création menés par des chercheurs ou par des entreprises pharmaceutiques et des sciences de la vie). Ces projets se déroulent dans le cadre de contrats écrits distincts. La partie qui mène un projet est responsable du traitement pour son propre traitement.

Clause 2. Invariabilité

2.1 Les parties ne modifient pas les présentes clauses, sauf pour compléter les annexes ou mettre à jour les informations qui y figurent.

2.2 Cela n'empêche pas les parties d'inclure les présentes clauses dans un contrat plus large, ni d'ajouter des clauses ou des garanties, pour autant que celles-ci ne contredisent pas les présentes clauses et ne réduisent pas les droits des personnes concernées.

Clause 3. Interprétation

Les termes définis dans le RGPD ont la même signification dans le présent Contrat de sous-traitance. Les présentes clauses s'interprètent à la lumière du RGPD et ne réduisent pas les obligations des parties au titre de celui-ci.

Clause 4. Hiérarchie

En cas de contradiction entre les présentes clauses et le Contrat principal ou tout autre accord entre les parties, les présentes clauses prévalent en matière de protection des données.

Section II : Obligations des parties

Clause 5. Description du traitement

Les détails du traitement figurent à l'annexe I.

Clause 6. Obligations du Responsable du traitement

6.1 Le Responsable du traitement détermine les finalités et les moyens du traitement des données dans les groupes qu'il a créés. Il lui incombe de disposer d'une base juridique valable, y compris au titre de l'article 9 du RGPD pour les données de santé (annexe I, partie E).

6.2 Le Responsable du traitement décide, dans son portail d'administration, quels comptes sont admis dans ses groupes ou en sont exclus, quels rôles ils ont (administrateur, éditeur, modérateur, administrateur de groupe), quel contenu est visible par qui, comment ses groupes sont modérés et quels modules sont activés. Il n'accorde l'accès administrateur qu'à des personnes autorisées tenues à la confidentialité.

6.3 Le Responsable du traitement fournit aux membres les informations requises par les articles 13 et 14 du RGPD. Il peut publier sa propre déclaration de confidentialité pour son groupe, qui s'applique alors parallèlement à la Politique de confidentialité de Patient Universe. Lorsque le Responsable du traitement ajoute ses propres formulaires ou champs de données, ses conditions et sa déclaration de confidentialité propres au groupe s'appliquent à ces champs.

6.4 Lorsque le Responsable du traitement traite des données de santé, il tient une liste des catégories de personnes y ayant accès et de leurs rôles, et veille à ce qu'elles soient tenues à la confidentialité, comme l'exige l'article 9 de la loi belge du 30 juillet 2018 ou des règles nationales équivalentes. La gestion des rôles et le journal d'audit de la plateforme y contribuent.

6.5 Le Responsable du traitement ne donne pas aux sponsors, aux entreprises pharmaceutiques ou des sciences de la vie ni à d'autres partenaires accès aux données des membres par l'intermédiaire de Patient Universe. Il peut partager des informations anonymes et agrégées, mais jamais l'identité des membres ni les listes de membres.

Clause 7. Obligations du Sous-traitant

7.1 Instructions. Esperity ne traite les données à caractère personnel que sur instructions documentées du Responsable du traitement, à moins que le droit de l'Union ou le droit d'un État membre n'en dispose autrement. Dans ce cas, Esperity informe le Responsable du traitement de cette obligation juridique avant le traitement, sauf si la loi l'interdit pour des motifs importants d'intérêt public. Constituent des instructions documentées :
(a) le présent Contrat de sous-traitance et le Contrat principal ;
(b) les paramètres et actions que le Responsable du traitement effectue dans son portail d'administration, y compris les paramètres d'accès (comptes admis et exclus, rôles, visibilité du contenu), les paramètres de modération et les modules activés ;
(c) les autres instructions écrites du Responsable du traitement.
Esperity informe immédiatement le Responsable du traitement si, selon elle, une instruction constitue une violation du RGPD ou d'autres dispositions relatives à la protection des données.

7.2 Limitation des finalités. Esperity ne traite les données qu'aux fins énoncées à l'annexe I. En particulier, Esperity ne :
(a) utilise pas les données des groupes du Responsable du traitement à ses propres fins ou à des fins publicitaires ;
(b) vend pas de données à caractère personnel ;
(c) donne pas aux sponsors, aux entreprises pharmaceutiques ou des sciences de la vie ni à d'autres tiers accès aux données des membres ;
(d) partage pas les données des membres avec un partenaire, sauf lorsqu'un membre a explicitement consenti à un projet partenaire déterminé et que le Responsable du traitement a donné instruction en ce sens à Esperity.

7.3 Durée. Esperity ne traite les données que pendant la durée indiquée à l'annexe I.

7.4 Sécurité.
(a) Esperity met en œuvre au moins les mesures techniques et organisationnelles figurant à l'annexe II afin d'assurer la sécurité des données, y compris la protection contre une violation de données à caractère personnel. Elle tient compte de l'état des connaissances, des coûts de mise en œuvre, de la nature, de la portée, du contexte et des finalités du traitement, ainsi que des risques pour les personnes concernées.
(b) Esperity n'accorde l'accès aux données qu'aux membres du personnel et aux prestataires externes qui en ont besoin pour l'exécution, la gestion et le suivi du Contrat principal et qui sont tenus à la confidentialité.

7.5 Données sensibles. Comme la plupart des groupes portent sur une affection ou un domaine de santé spécifique, le traitement inclura souvent des données concernant la santé (art. 9 RGPD). Esperity applique les garanties supplémentaires figurant à l'annexe II, partie B. Patient Universe est réservé aux personnes âgées de 18 ans ou plus ; les comptes de personnes de moins de 18 ans ne sont pas autorisés.

7.6 Documentation et conformité.
(a) Chaque partie est en mesure de démontrer qu'elle respecte les présentes clauses.
(b) Esperity traite rapidement et de manière adéquate les demandes du Responsable du traitement concernant le traitement.
(c) Esperity met à disposition toutes les informations nécessaires pour démontrer le respect de l'article 28 du RGPD, et permet la réalisation d'audits et y contribue comme suit.
(d) Les audits sont réalisés en premier lieu sur la base de documents : le registre des activités de traitement d'Esperity, la documentation de sécurité, les informations sur les sous-traitants ultérieurs et les certifications ou rapports d'audit pertinents d'Esperity et de ses sous-traitants ultérieurs.
(e) Lorsque la documentation ne suffit pas, le Responsable du traitement peut réaliser un audit, ou en charger un auditeur indépendant tenu à la confidentialité, une fois par an. Il doit en donner un préavis écrit d'au moins 30 jours. Un audit peut également avoir lieu à tout moment à la suite d'une violation de données à caractère personnel ou à la demande d'une autorité de contrôle. Les audits ont lieu pendant les heures de bureau et sans perturbation disproportionnée des activités d'Esperity ou des données d'autres clients.
(f) Le Responsable du traitement supporte les frais de l'audit. Esperity supporte ses propres frais si l'audit révèle une violation substantielle du présent Contrat de sous-traitance par Esperity.
(g) Les deux parties mettent ces informations, y compris les résultats des audits, à la disposition de l'autorité de contrôle compétente sur demande.

7.7 Recours à des sous-traitants ultérieurs.
(a) Esperity dispose de l'autorisation écrite générale du Responsable du traitement pour recourir aux sous-traitants ultérieurs énumérés à l'annexe III.
(b) Esperity informe le Responsable du traitement par écrit, au moins 30 jours à l'avance, de tout ajout ou remplacement envisagé d'un sous-traitant ultérieur. Pendant cette période, le Responsable du traitement peut s'y opposer pour des motifs raisonnables liés à la protection des données. Si les parties ne parviennent pas à résoudre l'opposition, le Responsable du traitement peut mettre fin au service concerné sans pénalité avant que le changement ne prenne effet.
(c) Esperity recourt à chaque sous-traitant ultérieur en vertu d'un contrat écrit qui impose, en substance, les mêmes obligations en matière de protection des données que le présent Contrat de sous-traitance.
(d) Sur demande, Esperity fournit une copie des conditions pertinentes du sous-traitant ultérieur ; les informations commerciales peuvent être occultées.
(e) Esperity demeure pleinement responsable envers le Responsable du traitement de l'exécution par ses sous-traitants ultérieurs. Elle informe le Responsable du traitement si un sous-traitant ultérieur ne remplit pas ses obligations contractuelles.

7.8 Transferts internationaux.
(a) Esperity stocke les données du Responsable du traitement dans l'Union européenne : la base de données, le back-end et l'authentification sur des serveurs Supabase en Allemagne, et le site web et l'application sur les serveurs de Lovable situés dans l'UE.
(b) Plusieurs sous-traitants ultérieurs sont des entreprises américaines ou des sociétés de groupes américains susceptibles d'accéder aux données depuis l'extérieur de l'UE, par exemple pour l'assistance ou la maintenance. Tout transfert de ce type est couvert par une décision d'adéquation (le cadre de protection des données UE-États-Unis, pour les entreprises certifiées) ou par les clauses contractuelles types de la Commission européenne (décision (UE) 2021/914), avec des mesures supplémentaires si nécessaire, comme indiqué à l'annexe III.
(c) Tout autre transfert vers un pays tiers requiert une instruction ou une autorisation documentée du Responsable du traitement (y compris par mention à l'annexe III) et doit respecter le chapitre V du RGPD.

Clause 8. Assistance au Responsable du traitement

8.1 Esperity informe sans délai le Responsable du traitement de toute demande qu'elle reçoit directement d'une personne concernée au sujet des données des groupes du Responsable du traitement. Elle n'y répond pas elle-même, sauf autorisation du Responsable du traitement, mais elle peut en accuser réception et renvoyer la personne vers le Responsable du traitement.

8.2 Esperity aide le Responsable du traitement à répondre aux demandes des personnes concernées au moyen :
(a) de fonctions en libre-service pour les membres : téléchargement de leurs propres données et suppression de leur compte ;
(b) de fonctions d'administration permettant au Responsable du traitement de rechercher, d'exporter, de rectifier et de supprimer les données d'un membre dans ses groupes ;
(c) d'une assistance d'Esperity sur demande, en temps utile pour permettre au Responsable du traitement de respecter les délais du RGPD.

8.3 Compte tenu de la nature du traitement et des informations dont elle dispose, Esperity aide également le Responsable du traitement pour :
(a) les analyses d'impact relatives à la protection des données (art. 35 RGPD), notamment en fournissant une description de la plateforme, de ses flux de données et de ses mesures de sécurité que le Responsable du traitement peut utiliser dans sa propre analyse ;
(b) la consultation préalable de l'autorité de contrôle (art. 36 RGPD) ;
(c) le maintien de l'exactitude et de la mise à jour des données, en informant sans délai le Responsable du traitement si Esperity constate que des données sont inexactes ou obsolètes ;
(d) les obligations prévues à l'article 32 du RGPD.

Clause 9. Violations de données à caractère personnel

9.1 Violation chez Esperity ou ses sous-traitants ultérieurs. Esperity notifie au Responsable du traitement, dans les meilleurs délais et au plus tard dans les 48 heures après en avoir pris connaissance, toute violation de données à caractère personnel affectant les données du Responsable du traitement. Elle adresse la notification au contact du Responsable du traitement indiqué à l'annexe I. La notification contient au moins :
(a) la nature de la violation, y compris, si possible, les catégories et le nombre approximatif de personnes concernées et d'enregistrements concernés ;
(b) les coordonnées d'un point de contact auprès duquel des informations supplémentaires peuvent être obtenues ;
(c) les conséquences probables, et les mesures prises ou proposées pour remédier à la violation et en atténuer les éventuelles conséquences négatives.
Lorsque toutes les informations ne sont pas disponibles en même temps, Esperity les communique de manière échelonnée sans autre retard indu.

9.2 Esperity aide le Responsable du traitement à notifier la violation à l'autorité de contrôle compétente dans les 72 heures après que le Responsable du traitement en a pris connaissance (art. 33 RGPD), et à informer les personnes concernées lorsque cela est requis (art. 34 RGPD).

9.3 Violation chez le Responsable du traitement. Esperity coopère avec le Responsable du traitement et l'aide à respecter ses obligations au titre des articles 33 et 34 du RGPD.

9.4 Esperity tient un registre de toutes les violations de données à caractère personnel affectant les données du Responsable du traitement.

Section III : Dispositions finales

Clause 10. Non-respect et résiliation

10.1 Si Esperity manque au présent Contrat de sous-traitance, le Responsable du traitement peut donner instruction à Esperity de suspendre le traitement jusqu'à ce qu'elle s'y conforme ou que le Contrat de sous-traitance soit résilié. Esperity informe sans délai le Responsable du traitement si elle n'est pas en mesure de s'y conformer.

10.2 Le Responsable du traitement peut résilier le présent Contrat de sous-traitance ainsi que le traitement concerné au titre du Contrat principal si :
(a) le traitement a été suspendu en vertu du point 10.1 et que la conformité n'est pas rétablie dans un délai raisonnable, et en tout état de cause dans un délai d'un mois ;
(b) Esperity manque de manière substantielle ou persistante au présent Contrat de sous-traitance ou à ses obligations au titre du RGPD ;
(c) Esperity ne se conforme pas à une décision contraignante d'une juridiction compétente ou d'une autorité de contrôle concernant ses obligations au titre du présent Contrat de sous-traitance ou du RGPD.

10.3 Esperity peut mettre fin au traitement concerné si, après avoir informé le Responsable du traitement qu'une instruction viole la loi, le Responsable du traitement maintient cette instruction.

10.4 Suppression d'un compte en cours de contrat. Lorsqu'un membre supprime son compte, Esperity supprime ou anonymise les données à caractère personnel de ce membre dans les groupes du Responsable du traitement dans un délai de 30 jours, y compris dans les sauvegardes. Le contenu que d'autres ont déjà cité dans leurs réponses, ou qui doit être conservé en vertu de la loi, peut subsister.

10.5 Fermeture d'un groupe. Si le Responsable du traitement ferme un groupe, ou si le Contrat principal prend fin :
(a) les membres en sont informés à l'avance et peuvent d'abord télécharger leurs données ;
(b) au choix du Responsable du traitement, Esperity restitue au Responsable du traitement toutes les données à caractère personnel du ou des groupes dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine, et/ou les supprime ;
(c) la restitution et la suppression sont achevées dans les 30 jours suivant la fermeture ou la fin du Contrat principal, y compris dans les sauvegardes, sauf si le droit de l'Union ou le droit d'un État membre exige leur conservation ;
(d) Esperity confirme la suppression par écrit sur demande.
Jusqu'à la suppression ou la restitution des données, Esperity continue de veiller au respect du présent Contrat de sous-traitance.

Clause 11. Responsabilité

11.1 Chaque partie est responsable envers les personnes concernées conformément à l'article 82 du RGPD.

11.2 Entre les parties, Esperity n'est responsable au titre du présent Contrat de sous-traitance que des dommages dont le Responsable du traitement prouve qu'ils ont été causés par un manquement d'Esperity au présent Contrat de sous-traitance ou au RGPD.

11.3 Lorsque le Responsable du traitement paie Esperity pour l'utilisation de la plateforme, la responsabilité totale d'Esperity envers le Responsable du traitement au titre du présent Contrat de sous-traitance et du Contrat principal est limitée aux montants payés par le Responsable du traitement au titre du Contrat principal au cours des 12 mois précédant l'événement à l'origine du dommage.

11.4 Lorsque le Responsable du traitement utilise la plateforme gratuitement, Esperity n'est pas responsable envers le Responsable du traitement au titre du présent Contrat de sous-traitance, dans la mesure permise par la loi.

11.5 Les limitations prévues aux clauses 11.3 et 11.4 ne s'appliquent pas en cas de fraude, de faute intentionnelle ou de faute grave, ni à toute responsabilité qui ne peut être limitée ou exclue en vertu du droit applicable. Elles n'affectent pas les droits des personnes concernées au titre de l'article 82 du RGPD.

11.6 Chaque partie supporte toute amende administrative qui lui est infligée pour sa propre infraction.

Clause 12. Durée, droit applicable et langue

12.1 Le présent Contrat de sous-traitance entre en vigueur en même temps que le Contrat principal. Il reste en vigueur aussi longtemps qu'Esperity traite des données à caractère personnel pour le compte du Responsable du traitement, y compris pendant la période de restitution et de suppression prévue à la clause 10.5.

12.2 Le présent Contrat de sous-traitance est régi par le droit belge. Les tribunaux de Bruxelles sont exclusivement compétents pour tout litige qui en découle.

12.3 Les organisations établies hors de Belgique peuvent signer le présent Contrat de sous-traitance. Lorsque le Responsable du traitement est établi hors de l'UE/EEE, Esperity décide au cas par cas si elle peut signer le présent Contrat de sous-traitance, et les parties conviennent par écrit, avant le début du traitement, de toute garantie supplémentaire nécessaire dans cette situation (par exemple les clauses contractuelles types de la Commission européenne, module 4 : du sous-traitant au responsable du traitement).

12.4 Le présent Contrat de sous-traitance est disponible en anglais, néerlandais, français et espagnol. En cas de divergence entre les versions linguistiques, la version anglaise prévaut.

Signatures

Pour le Responsable du traitement : nom, fonction, date, signature

Pour Esperity BV, signé conjointement par :

• Mitchell Silva, CEO : date, signature
• Dr Erard le Beau de Hemricourt, CMO : date, signature

Annexe I : Description du traitement

A. Parties et contacts

• Responsable du traitement : voir ci-dessus. Contact pour la protection des données et les notifications de violations : [nom, e-mail]. DPO (le cas échéant) : [coordonnées].
• Sous-traitant : Esperity BV, voir ci-dessus. Contact et contact pour les violations : info@esperity.com. Délégué à la protection des données : Chino.io (DPO externe), joignable via info@esperity.com.

B. Catégories de personnes concernées

• Membres des groupes du Responsable du traitement, admis par le Responsable du traitement via son portail d'administration, tous âgés de 18 ans ou plus : patients, aidants proches, membres de la famille, bénévoles et autres adultes admis par le Responsable du traitement.
• Membres du personnel, administrateurs et bénévoles du Responsable du traitement ayant un rôle d'administrateur, d'éditeur, de modérateur ou d'administrateur de groupe, y compris les profils de la page d'équipe.
• Personnes qui s'inscrivent aux événements du Responsable du traitement ou remplissent ses formulaires ou enquêtes au sein de ses groupes.

Les personnes de moins de 18 ans ne sont pas concernées : les comptes de personnes de moins de 18 ans ne sont pas autorisés.

C. Catégories de données à caractère personnel

• Profil de groupe : nom d'affichage ou identifiant aléatoire (mode anonyme), photo de profil facultative, centres d'intérêt, badges (p. ex. patient, aidant proche, bénévole), statut d'adhésion, approbation ou vérification au regard de la liste des membres du Responsable du traitement.
• Données de compte mises à disposition pour l'adhésion au groupe : adresse e-mail (jamais visible par les autres membres), langue.
• Contenu : publications, commentaires, réactions, réponses aux sondages, messages privés, fichiers et images téléversés.
• Données relatives aux événements : inscriptions, présence, réponses à des questions supplémentaires (p. ex. besoins d'accessibilité).
• Réponses aux enquêtes et formulaires, liées ou anonymes, y compris les données figurant dans les formulaires et champs que le Responsable du traitement ajoute lui-même.
• Données de modération : signalements et motifs, mesures de modération, avertissements, suspensions, exposés des motifs.
• Données techniques : entrées du journal d'audit, preuves de consentement (date et version), horodatages.
• Preuves d'inscription aux newsletters.

Mode anonyme. Les membres peuvent participer sous un identifiant aléatoire au lieu de leur nom. Les autres membres ne voient jamais leur adresse e-mail. Le Responsable du traitement et Esperity peuvent toujours relier un compte à son adresse e-mail à des fins de connexion, de sécurité et de modération.

D. Catégories particulières de données

Données concernant la santé. Comme la plupart des groupes portent sur une affection ou un domaine de santé spécifique, l'appartenance et le contenu révéleront souvent des informations de santé. Les membres peuvent également partager d'autres catégories particulières de données. Garanties : annexe II, partie B.

E. Base juridique pour les données de santé

Le Responsable du traitement fixe la base juridique dans la déclaration de confidentialité de son groupe. Par défaut, la plateforme demande le consentement explicite du membre (art. 9, par. 2, a) RGPD), séparément, et l'enregistre avec la date et la version. Le Responsable du traitement peut invoquer une autre base autorisée par l'article 9, paragraphe 2, comme l'article 9, paragraphe 2, d) pour les organismes à but non lucratif, s'il remplit les conditions et l'indique dans sa déclaration. Tout partage des données d'un membre avec un partenaire requiert toujours le consentement distinct et explicite de ce membre.

F. Nature du traitement

Hébergement, stockage, structuration, contrôle d'accès selon les paramètres du portail d'administration du Responsable du traitement, affichage, consultation, transmission (notifications et e-mails), chiffrement, pseudonymisation (mode anonyme), agrégation et anonymisation (statistiques de groupe et résultats d'enquêtes), soutien à la modération au moyen du signalement, d'une file de modération, d'un filtre de mots automatique et de l'approbation préalable facultative des publications des nouveaux membres, exportation, sauvegarde, restauration et suppression.

G. Finalités du traitement

Fourniture des groupes du Responsable du traitement sur Patient Universe, avec l'accès défini par le Responsable du traitement dans son portail d'administration et les modules qu'il active : discussions, groupes privés, contenu éducatif, événements, enquêtes et formulaires, outil de recherche d'essais cliniques, annonces, notifications, statistiques de groupe, gestion des membres et modération. Également l'assistance, la maintenance, la sécurité et la gestion des incidents, ainsi que tout service facultatif que le Responsable du traitement commande à Esperity, comme un soutien à la modération.

Les statistiques de groupe destinées au Responsable du traitement sont toujours agrégées et anonymes, jamais en dessous d'une taille minimale de groupe de 20.

H. Durée

Pendant la durée du Contrat principal, augmentée de la période de restitution et de suppression prévue à la clause 10.5. Pendant la durée du contrat, les données d'un membre sont supprimées ou anonymisées dans les 30 jours suivant la suppression de son compte par le membre, y compris dans les sauvegardes (clause 10.4).

I. Fréquence

Continue.

Annexe II : Mesures techniques et organisationnelles

A. Mesures générales

1. Hébergement dans l'UE : base de données, back-end et authentification sur des serveurs Supabase en Allemagne ; site web et application sur les serveurs de Lovable situés dans l'UE.
2. Chiffrement des données en transit et au repos.
3. Chiffrement supplémentaire des champs sensibles.
4. Connexion par lien e-mail sécurisé, sans mot de passe.
5. Authentification à deux facteurs pour les administrateurs.
6. Accès basé sur les rôles, défini par chaque Responsable du traitement dans son portail d'administration (administrateur, éditeur, modérateur, administrateur de groupe).
7. Journal d'audit des actions d'administration.
8. Séparation des données par organisation.
9. Contenu des groupes privés visible uniquement par les membres de ce groupe et non indexé par les moteurs de recherche.
10. Sauvegardes incluses dans la suppression sous 30 jours après la suppression d'un compte et à la fin du contrat.
11. Engagements de confidentialité pour tous les membres du personnel et prestataires externes d'Esperity ayant accès aux données ; accès retiré lors de leur départ.
12. Une procédure de gestion des violations de données à caractère personnel respectant les délais de la clause 9.
13. Protection des données dès la conception et par défaut : les modules ne sont activés que lorsque le Responsable du traitement le choisit ; les membres choisissent leurs paramètres de notification ; le mode anonyme est disponible.

B. Garanties supplémentaires pour les données de santé

1. Consentement explicite et distinct pour les données de santé par défaut, enregistré avec la date et la version.
2. Statistiques de groupe toujours agrégées et anonymes, jamais en dessous d'une taille minimale de groupe de 20.
3. Aucun accès aux données des membres pour les sponsors, les entreprises pharmaceutiques ou des sciences de la vie ou d'autres partenaires.
4. Les membres peuvent télécharger et supprimer leurs propres données à tout moment.
5. Adresses e-mail jamais visibles par les autres membres.
6. Le personnel d'Esperity n'accède aux données des groupes que pour l'assistance, la sécurité ou la maintenance, ou à la demande du Responsable du traitement.
7. Soutien à la liste, tenue par le Responsable du traitement, des personnes ayant accès aux données de santé (gestion des rôles et journal d'audit).
8. Patient Universe est réservé aux personnes âgées de 18 ans ou plus ; les comptes de personnes de moins de 18 ans sont fermés dès qu'Esperity en a connaissance.

C. Assistance pour les droits des personnes concernées

Téléchargement et suppression en libre-service par les membres ; outils d'administration permettant de rechercher, d'exporter, de rectifier et de supprimer les données d'un membre ; assistance d'Esperity sur demande (clause 8).

Annexe III : Sous-traitants ultérieurs autorisés

Google Analytics est utilisé uniquement sur le site web public d'Esperity, après consentement, et jamais dans les groupes. Il ne traite pas les données des groupes du Responsable du traitement et n'est pas un sous-traitant ultérieur au titre du présent Contrat de sous-traitance.